견적서나 계약서를 공유했다는 메일 속 링크가 로그인부터 요구한다면 잠시 멈출 때입니다. 협업 도구의 공식 문서함으로 직접 들어가 초대가 진짜인지 맞춰 보는 법을 담았습니다.
그럴듯한 초대장의 모양
해적이 보내는 공유 알림은 업무 메일처럼 차분합니다. 거래처에서 견적서를 보냈다거나, 인사팀이 급여 명세를 공유했다거나, 계약서 검토를 부탁한다는 식입니다. 바쁜 날 이런 메일을 받으면 내용을 확인하려는 마음에 링크부터 누르게 됩니다.
링크를 누르면 문서는 보이지 않고 흐릿한 미리보기 뒤로 로그인 창만 떠오릅니다. 문서를 보려면 메일 계정으로 다시 로그인하라는 안내가 붙어 있다면, 그 창은 문서 서비스가 아니라 비밀번호를 받아 가려는 가짜 항구일 수 있습니다.
등대 신호로 살피는 지점
알림 속 보낸 사람 이름과 실제 발신 주소가 서로 맞는지 먼저 봅니다. 아는 사람 이름인데 주소는 처음 보는 도메인이라면 이름만 빌려 쓴 배일 가능성이 있습니다. 공유 링크를 눌렀을 때 도착한 주소가 그 문서 서비스의 공식 도메인인지도 끝까지 읽어 확인합니다.
문서를 연다며 전혀 다른 서비스의 계정을 요구하는 경우도 경계합니다. 어떤 문서 도구의 파일을 보겠다는데 다른 회사 메일 비밀번호를 넣으라고 하거나, 여러 회사 로고를 늘어놓고 아무 계정이나 고르라고 한다면 등대가 꺼진 바다라고 보면 됩니다.
공식 문서함으로 직접 입항하기
알림 메일은 그대로 두고, 주소온길 문서·협업 항로에서 쓰는 도구의 공식 주소로 들어가 로그인합니다. 진짜로 누군가 문서를 공유했다면 공유받은 문서함이나 알림 목록에 같은 파일이 올라와 있는 경우가 대부분입니다.
공식 문서함 어디에도 그 파일이 없다면 보낸 사람에게 메일 답장이 아닌 다른 길로 물어봅니다. 평소 쓰는 메신저나 전화로 문서를 보냈는지 확인하면, 해적이 답장까지 가로채 자기 말을 이어 가는 일을 막을 수 있습니다.
이미 열어 봤다면 거둘 것
그 창에 비밀번호를 넣었다면 공식 주소로 다시 들어가 비밀번호를 바꾸고, 같은 비밀번호를 쓰는 다른 계정도 정리합니다. 회사 계정이었다면 혼자 처리하기보다 회사 보안 담당자에게 알리는 편이 다른 동료의 피해를 줄이는 데 도움이 됩니다.
파일을 내려받아 열었다면 그 파일은 지우고, 기기의 보안 프로그램으로 검사해 둡니다. 협업 도구를 여러 개 쓴다면 각 도구의 공식 주소를 같은 즐겨찾기 폴더에 담아 두는 것도 좋습니다. 공유 알림이 올 때마다 그 폴더에서 출항하면 됩니다.
선장의 메모 공유 알림을 받으면 링크 대신 도구의 공식 문서함에서 파일을 찾습니다.